Si analizza di seguito il nuovo obbligo di collegamento tra gli strumenti di pagamento elettronico e gli strumenti di certificazione dei corrispettivi, in vigore dal 1° gennaio 2026, alla luce dei provvedimenti attuativi e dei chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Ambito soggettivo
Sono tenuti ad adempiere all’obbligo di collegamento tra POS e strumenti di certificazione i soggetti che utilizzano:
- registratori telematici o Server RT;
- la procedura web “Documento commerciale online”.
Ambito oggettivo
Rientrano nell’obbligo tutti gli strumenti, hardware e software, mediante i quali vengono accettati pagamenti elettronici relativi a corrispettivi certificati tramite registratore telematico o procedura web “Documento commerciale online”.
Sono compresi, in particolare:
- i c.d. “POS fisici”, ossia i dispositivi che consentono il pagamento mediante lettura della carta di pagamento del cliente, tramite inserimento nel lettore o in modalità contactless, nonché i c.d. “soft-POS”, vale a dire le app installate su dispositivi quali tablet e smartphone che li trasformano in POS abilitati all’accettazione di pagamenti contactless;
- i c.d. “POS virtuali”, ossia gli strumenti che consentono di autorizzare e gestire pagamenti su internet in modo sicuro.
Esclusioni dall’obbligo di collegamento
L’Agenzia delle Entrate ha individuato i casi in cui l’obbligo di collegamento non trova applicazione, precisamente:
- corrispettivi non soggetti a trasmissione;
- corrispettivi soggetti a discipline specifiche;
- corrispettivi documentati mediante fattura;
- utilizzo “misto” dei POS.
Corrispettivi non soggetti a trasmissione
L’obbligo di collegamento non sussiste per i POS utilizzati esclusivamente per incassare corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica.
Resta inteso che, qualora l’esercente scelga di emettere comunque il documento commerciale anche per tali corrispettivi esonerati, i POS utilizzati per l’incasso elettronico dovranno essere collegati allo strumento di certificazione.
Sono inoltre esclusi dall’obbligo i POS utilizzati esclusivamente per incassi elettronici relativi a corrispettivi certificati mediante titoli di accesso, i cui dati sono già oggetto di trasmissione alla SIAE.
Corrispettivi soggetti a discipline specifiche
Non è richiesto il collegamento per i POS impiegati esclusivamente per i pagamenti riferiti a:
- corrispettivi relativi a operazioni effettuate tramite distributori automatici;
- corrispettivi relativi alla cessione di carburante;
- corrispettivi relativi alle operazioni di ricarica dei veicoli elettrici.
Corrispettivi documentati mediante fattura
L’obbligo di collegamento non si applica ai POS dedicati agli incassi relativi a corrispettivi certificati esclusivamente mediante fattura.
Utilizzo “misto” dei POS
Qualora l’esercente svolga sia attività soggette a certificazione mediante documento commerciale, sia attività esonerate, e utilizzi un unico POS per l’incasso di entrambe le tipologie di corrispettivi, il collegamento deve comunque essere effettuato.
L’Agenzia delle Entrate valuterà eventuali scostamenti tra i dati delle transazioni elettroniche comunicati dai prestatori di servizi di pagamento e i dati dei corrispettivi per i quali risulta indicato un incasso elettronico, tenendo conto della specifica attività esercitata.
Analogamente, l’esercente che effettua vendite in parte certificate con documento commerciale e in parte con fattura, utilizzando un unico POS, è tenuto a effettuare il collegamento con lo strumento di certificazione dei corrispettivi.
Modalità operative per il collegamento
L’abbinamento tra POS e strumenti di certificazione avviene tramite le funzionalità disponibili nel portale “Fatture e Corrispettivi”.
La procedura varia in funzione dello strumento di certificazione utilizzato:
- chi utilizza registratori telematici accede al servizio “Gestione collegamenti” nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”, sezione “Corrispettivi – Gestore ed Esercente”; il collegamento può essere effettuato anche da un intermediario incaricato, purché munito di delega al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi”;
- chi utilizza la procedura “Documento commerciale online” effettua il collegamento tramite apposita funzionalità interna alla stessa procedura; è necessario accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” e, nella sezione dedicata alla procedura web, selezionare il servizio “Associazione strumenti di pagamento elettronico” tra le funzionalità di supporto; in questo caso il collegamento può essere effettuato esclusivamente dall’esercente, non essendo prevista delega.
Dati necessari per il collegamento
Per il collegamento tramite registratori telematici è necessario disporre dei seguenti dati:
- matricola del registratore telematico;
- dati identificativi dello strumento di pagamento elettronico;
- indirizzo dell’esercizio commerciale presso il quale gli strumenti vengono utilizzati.
Per le attività svolte in forma ambulante non è richiesta l’indicazione dell’indirizzo dell’esercizio commerciale; in tal caso va selezionata la casella “Dispositivo ambulante”.
Procedura per il collegamento
La procedura di collegamento varia in base al numero di registratori telematici (RT) intestati all’esercente:
- fino a 5 RT: il servizio indirizza alla procedura di collegamento puntuale semplificata;
- oltre 5 RT: il servizio indirizza alla procedura di collegamento puntuale standard;
- per i soggetti che gestiscono un numero rilevante di RT e POS è disponibile un servizio di collegamento massivo, che tuttavia non consente l’inserimento manuale di dispositivi eventualmente mancanti.
Collegamento puntuale
Accedendo al servizio web dedicato, l’esercente visualizza:
- l’elenco delle matricole degli RT;
- i dati dei POS attivi nel mese di riferimento, sulla base delle informazioni trasmesse dagli operatori finanziari.
Nella procedura semplificata tali dati sono visualizzati nella medesima schermata, mentre nella procedura standard sono disponibili tramite specifiche funzioni di ricerca.
Per completare ciascun collegamento è necessario:
- selezionare dall’elenco la matricola del RT da collegare;
- selezionare il POS da associare al RT prescelto;
- indicare l’indirizzo dell’unità locale presso cui RT e POS vengono utilizzati.
Sono possibili collegamenti multipli, vale a dire:
- collegare un POS a più registratori;
- collegare più POS ad un unico registratore.
Per i POS fisici, il collegamento a più registratori telematici è consentito solo se l’indirizzo del punto vendita è il medesimo. Per gli strumenti virtuali il collegamento è invece ammesso anche con registratori utilizzati in punti vendita diversi.
Nella sezione “POS non collegati” è possibile consultare i dispositivi intestati all’esercente che non risultano associati ad alcuno strumento di certificazione.
Tramite il pulsante “Aggiungi POS” è inoltre possibile inserire manualmente strumenti attivi o utilizzati nel mese di riferimento ma non presenti nell’elenco proposto dall’Agenzia delle Entrate.
Infine, il servizio consente di escludere dall’elenco dei POS selezionabili per il collegamento quelli che:
- non sono più nella disponibilità dell’esercente (restituiti o dismessi);
- sono dedicati esclusivamente all’incasso di corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione e trasmissione.
In tali casi è necessario indicare il motivo della chiusura e la data di cessazione dell’utilizzo; l’operazione, al momento, è irreversibile, per cui è opportuno prestare particolare attenzione alle scelte effettuate.
Collegamento massivo
Per chi utilizza un numero elevato di RT e POS è disponibile la funzione di collegamento massivo. Il servizio consente di scaricare un file CSV da compilare con i dati dei collegamenti tra POS e registratori; il file, una volta completato, deve essere caricato tramite la funzione di “upload”.
Nel file devono essere indicati, fra l’altro, il tipo di POS (fisico o virtuale) e il numero del contratto di convenzionamento.
È inoltre possibile scaricare un file precompilato contenente i POS intestati all’esercente, sulla base delle informazioni fornite dagli acquirer; non è tuttavia consentito inserire manualmente un POS non presente nell’elenco.
Termini per l’adempimento
Ai fini del rispetto dei termini, occorre distinguere tra:
- strumenti di pagamento elettronico per i quali era in vigore un contratto di convenzionamento nel mese di gennaio 2026 (dispositivi già un uso o attivati in tale mese);
- strumenti di pagamento elettronico con contratto di convenzionamento stipulato successivamente al 31.1.2026.
POS attivati entro il 31.1.2026
Per gli strumenti per i quali nel mese di gennaio 2026 risultava attivo un contratto di convenzionamento, il collegamento deve essere effettuato entro 45 giorni dal rilascio del servizio web sul portale “Fatture e Corrispettivi”. Poiché tale rilascio è avvenuto il 5.3.2026, il termine per l’adempimento è fissato al 19.4.2026, con slittamento al 20.4.2026 in quanto primo giorno non festivo successivo.
POS attivati successivamente al 31.1.2026
Per gli strumenti il cui contratto di convenzionamento è stato stipulato dopo il 31.1.2026, l’abbinamento logico va effettuato:
- a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento;
- ed entro l’ultimo giorno lavorativo del medesimo mese.
Nel computo dei termini il sabato è considerato giorno non lavorativo. L’Agenzia delle Entrate ha tuttavia precisato che non saranno considerate tardive le operazioni di collegamento effettuate entro l’ultimo giorno del mese.
Variazione dei collegamenti
In caso di variazione di collegamenti già registrati, la comunicazione deve essere effettuata a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo a quello in cui è intervenuta la variazione ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
A titolo esemplificativo, rientrano tra le variazioni rilevanti:
- collegamento di un POS già in uso a un diverso RT già in uso;
- attivazione di un nuovo RT da collegare a uno o più POS già in uso;
- dismissione di un POS o di un RT.
Trasmissione dei dati
Dal 1° gennaio 2026 i soggetti tenuti alla memorizzazione e trasmissione dei dati dei corrispettivi devono memorizzare puntualmente e trasmettere in forma aggregata, unitamente ai corrispettivi, i dati dei pagamenti elettronici giornalieri, tramite registratori telematici o procedura web “Documento commerciale online”.
In concreto, al momento della rilevazione della vendita e dell’emissione del documento commerciale, mediante le funzionalità già presenti sul registratore, l’esercente deve indicare:
- la modalità di pagamento (contante, pagamento elettronico, ticket quali buoni pasto, gift card, etc.);
- il relativo importo.
Sanzioni
Dal 1° gennaio 2026 sono previste specifiche sanzioni in caso di:
- violazione dell’obbligo di collegamento tra POS e strumenti di certificazione fiscale;
- errata indicazione delle modalità di pagamento sul documento commerciale.
Omesso collegamento del POS
In caso di mancato collegamento tra POS e strumenti di certificazione fiscale nei termini previsti, si applica:
- una sanzione amministrativa da 1.000,00 euro a 4.000,00 euro;
- la sospensione della licenza o autorizzazione all’esercizio dell’attività nei locali ad essa destinati, da 15 giorni a 2 mesi, qualora sia accertato l’omesso collegamento; in caso di recidiva, la sospensione è disposta da 2 a 6 mesi.
Errata indicazione delle modalità di pagamento
Per la violazione degli obblighi di memorizzazione o trasmissione dei pagamenti elettronici si applica:
- una sanzione amministrativa pari a 100,00 euro per ciascuna errata trasmissione, fino a un massimo di 1.000,00 euro per ciascun trimestre, senza applicazione del cumulo giuridico;
- la sospensione della licenza o autorizzazione all’esercizio dell’attività ovvero la sospensione dell’attività da 3 giorni a 1 mese, qualora siano contestate più di 4 violazioni commesse in giorni diversi nell’arco di un quinquennio.
L’Amministrazione finanziaria ha precisato che la non corretta indicazione del mezzo di pagamento, anche se dovuta a errore incolpevole dell’esercente o a diversa volontà del cliente, integra comunque una violazione sanzionabile. Resta ferma la possibilità, ove l’errore sia tempestivamente riscontrato, di annullare e rettificare il documento commerciale secondo le procedure già previste.
Lo Studio è a disposizione per approfondimenti e valutazioni.