La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto i nuovi requisiti per la tracciabilità delle spese di trasferta e rappresentanza ai fini della loro deducibilità dal reddito d’impresa e di lavoro autonomo, nonché, per quanto riguarda i rimborsi spese, per la formazione di reddito imponibile in capo al dipendente.
Le nuove disposizioni si applicano dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024 (2025 per i soggetti “solari”).
Spese di trasferta soggette a tracciabilità
Tipologie di spesa
Affinché le somme rimborsate ai dipendenti non siano imponibili e, al contempo, gli oneri sostenuti siano deducibili in capo al datore di lavoro o committente, devono essere pagate con strumenti che consentono la tracciabilità dell’esborso le spese relative a:
- vitto e alloggio;
- viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, vale a dire:
- servizio di taxi con autovettura, motocarrozzetta, natante e veicoli a trazione animale;
- servizio di noleggio con conducente (NCC) e autovettura, motocarrozzetta, velocipede, natante e veicoli a trazione animale.
Si fornisce di seguito un elenco esemplificativo e non esaustivo di alcune spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto “tipiche” che, dal 2025, devono essere tracciate e di altre spese “tipiche” che, invece, possono continuare a essere sostenute in contanti.
| Spese con obbligo di tracciabilità | Spese senza obbligo di tracciabilità |
| Albergo e ristorante | Biglietto di trasporto pubblico (es. treno, aereo, bus, tram, ecc.) |
| Taxi | Posteggio dell’autoveicolo |
| Noleggio con conducente | Noleggio senza conducente |
Si ricorda che, ai fini in esame, rimangono fermi gli oneri documentali già previsti dalle disposizioni vigenti. In altre parole, i nuovi obblighi di tracciabilità non sono sostitutivi di quelli già esistenti, ma si sommano ad essi.
Trasferte di lavoratori dipendenti
Esclusione dal reddito in capo al lavoratore dipendente
I rimborsi delle spese di trasferta non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente se i pagamenti di tali spese sono stati effettuati con strumenti tracciabili.
In particolare, il nuovo obbligo riguarda le spese per trasferte effettuate:
- sia nell’ambito del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro;
- sia fuori da tale territorio comunale.
Ai fini dell’esclusione dal reddito, i nuovi obblighi di tracciabilità dovrebbero operare anche con riferimento alle trasferte:
- dei collaboratori coordinati e continuativi;
- degli amministratori titolari di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente.
Trasferte nel territorio comunale
Le indennità e i rimborsi di spese percepiti per le trasferte nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro concorrono integralmente a formare il reddito, ad esclusione dei rimborsi di spese di trasporto comprovate e documentate.
Trasferte fuori dal territorio comunale
In caso di trasferte fuori dal territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, è possibile distinguere tre sistemi, l’uno alternativo all’altro:
- indennità forfetaria;
- rimborso misto;
- rimborso analitico (c.d. “a piè di lista”).
| Tipologia di rimborso | Trattamento ai fini del reddito di lavoro dipendente |
| Indennità forfetaria | Sono escluse dal reddito di lavoro dipendente le indennità, al netto delle spese di viaggio e trasporto, fino a: – 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia; – 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero. La parte eccedente tali importi concorre, invece, a formare il reddito. |
| Rimborso misto (nel caso in cui venga corrisposta unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio anche un’indennità forfetaria) |
I suddetti limiti, sempre al netto delle spese di viaggio e trasporto, sono ridotti a: – 30,99 euro per trasferte in Italia e 51,65 euro per trasferte all’estero, in caso di rimborso delle spese di vitto o alloggio, nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente; – 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 euro per trasferte all’estero, in caso di rimborso sia delle spese di vitto che di alloggio, nonché in caso di vitto e alloggio fornito gratuitamente. |
| Rimborso analitico (c.d. “a piè di lista”) |
I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio (anche indennità chilometriche) non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. I rimborsi per altre spese (ad es. telefono, lavanderia), se documentate e nel limite del costo effettivamente sostenuto, non concorrono a formare il reddito nel limite giornaliero di: – 15,49 euro per le trasferte in Italia; – 25,82 euro per le trasferte all’estero. |
Infine, vige l’obbligo di indicare sul Libro Unico del Lavoro (LUL) tutte le somme erogate al lavoratore dipendente, comprese quelle corrisposte a titolo di rimborso spese, anche se effettuate nell’interesse del datore di lavoro.
Deducibilità per l’impresa e il professionista
Gli obblighi di tracciabilità delle spese di trasferta operano anche ai fini della deducibilità delle stesse dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo e dalla base imponibile IRAP. Tali spese, pertanto, dovranno essere sia sostenute dal dipendente sia successivamente rimborsate dall’impresa con metodi tracciabili.
In merito alla misura di deducibilità occorre distinguere tra:
- rimborsi forfetari;
- rimborsi misti;
- rimborsi analitici (c.d. “a piè di lista”).
Rimborsi forfetari
I rimborsi forfetari sono interamente deducibili dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo. In caso di superamento dei limiti (46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro al giorno all’estero) l’eccedenza sarebbe imponibile in capo al lavoratore dipendente.
Rimborsi misti
Per i rimborsi misti sia la quota forfetaria sia la quota analitica sono interamente deducibili dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo.
Rimborsi analitici
I rimborsi analitici corrisposti ai dipendenti o collaboratori relativi a spese per vitto e alloggio nonché a spese per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea sono deducibili dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo nel limite di:
- 180,76 euro al giorno, per le trasferte effettuate in Italia;
- 258,23 euro al giorno, per le trasferte effettuate all’estero.
Trasferte di lavoratori autonomi
Committente impresa
Ferma restando la necessità che il professionista sostenga le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC con mezzi idonei a consentirne la tracciabilità, i relativi rimborsi dovrebbero essere interamente deducibili in capo all’impresa.
Infatti, tenuto conto della finalità della norma (tesa ad evitare che i committenti deducano costi non effettivamente sostenuti), i limiti di cui sopra dovrebbero operare solo con riferimento ai lavoratori dipendenti. Il punto pare meritevole di una conferma espressa.
Per quanto riguarda i lavoratori autonomi, dal 2025 i rimborsi di tali costi riaddebitati analiticamente al committente non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro autonomo e, allo stesso tempo, gli oneri in esame non sono più deducibili dal reddito stesso.
Se le spese chieste a rimborso al committente fossero calcolate con criteri forfetari, i nuovi obblighi di tracciabilità dovrebbero essere inapplicabili, posto che la norma richiede che gli oneri siano addebitati “analiticamente” al committente. In questo caso, infatti, l’addebito di un importo forfetario in capo al committente avrebbe natura di compenso professionale e sarebbe comunque deducibile, senza che il professionista che ha sostenuto la spesa debba fornirne il giustificativo.
Spese di rappresentanza soggette a tracciabilità
La Legge di Bilancio 2025 ha previsto che sono altresì deducibili dal reddito d’impresa, solo se pagate tramite metodi di pagamento tracciabili:
- le spese di rappresentanza;
- le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro (c.d. “spese per omaggi”).
Si rammenta che è previsto un limite di deducibilità in misura pari:
- all’1,5% dei ricavi e altri proventi fino a 10 milioni di euro;
- allo 0,6% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni;
- allo 0,4% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 50 milioni.
Le spese di vitto e alloggio considerate di rappresentanza soggiacciono, in via preliminare, al limite di deducibilità del 75% del loro ammontare e, successivamente, alla verifica del plafond sulla base della percentuale dei ricavi.
Non rientrano tra le spese da assoggettare ai predetti limiti percentuali gli omaggi di valore unitario non superiore a 50,00 euro.
Ai fini della deducibilità, rimangono altresì fermi gli oneri documentali previsti dalle disposizioni vigenti.
Le spese di pubblicità e di sponsorizzazione non rientrano nella fattispecie delle spese di rappresentanza e quindi non soggiacciono al rispetto della tracciabilità. Per tali spese, ai fini della relativa deducibilità, restano tuttavia applicabili i consueti oneri documentali definiti dalle vigenti disposizioni.
Metodi di pagamento tracciabili
Affinché le spese e i relativi rimborsi continuino a essere, rispettivamente, deducibili per l’impresa e l’esercente arti e professioni e non imponibili in capo al dipendente, il pagamento deve essere “tracciabile”. A tal fine, sono considerati tracciabili i seguenti mezzi di pagamento:
- versamento bancario o postale;
- carta di credito, debito o prepagata;
- pagamento effettuato tramite un Istituto di moneta elettronica autorizzato mediante applicazione che, tramite l’inserimento di codice IBAN e numero di cellulare, permette all’utente di effettuare transazioni di denaro (ad es. Satispay);
- telepedaggio collegato ad un IBAN (ad es. Telepass).
Prova del pagamento tracciato
In assenza di indicazioni normative, per dimostrare al datore di lavoro o al committente di aver utilizzato i mezzi di pagamento tracciabili il dipendente, collaboratore o consulente della società o del professionista dovrebbe, in alternativa:
- utilizzare una carta di credito o di debito a uso aziendale o professionale;
- consegnare al datore di lavoro o al committente le fotocopie degli scontrini dei POS rilasciati, ad esempio, dal tassista o dal conducente, nelle ipotesi in cui non si disponga di una carta aziendale e si debba quindi eseguire il pagamento con propri strumenti tracciabili.
A tal proposito si ricorda che il dipendente, collaboratore o amministratore deve riportare tutte le spese sostenute all’interno di un’apposita nota spese, riepilogando e dettagliando per singola trasferta sia quelle sopportate personalmente, per le quali chiede il rimborso, sia quelle sostenute utilizzando una carta di credito, debito o prepagata ad uso aziendale o professionale.
Nel caso in cui le spese siano sostenute da professionisti è opportuno che, nella lettera d’incarico, sia previsto che il pagamento delle spese soggette ai nuovi obblighi di tracciabilità avvenga con i suddetti strumenti tracciabili.
Lo Studio è a disposizione per approfondimenti e valutazioni.