Uno degli aspetti più delicati nella gestione dei dati aziendali non è soltanto l’analisi, ma la loro corretta distribuzione: garantire che le informazioni giungano alle persone giuste, nel formato giusto e nel momento giusto.
La Business Intelligence (BI) moderna offre diversi strumenti per ottenere questo equilibrio tra sicurezza, efficienza e accessibilità.
I dati al centro dell’impresa
La realizzazione di un reporting package in Business Intelligence (BI) permette di rendere democratica l’informazione all’interno dell’impresa attraverso:
- l’aggiornamento automatico e continuo dei report: non viene più sprecato il tempo dei collaboratori nell’aggiornare i report, la BI si collega automaticamente alle sorgenti dati e li trasforma in informazioni utili senza tempi di attesa;
- l’accessibilità: non è necessaria la distribuzione manuale dei report (es. via e-mail) ma sono i collaboratori che vi accedono quando necessario;
- la disponibilità: i collaboratori chiave possono informarsi autonomamente ed arrivare alle riunioni preparati.
L’informazione democratica
La democraticità dell’informazione non significa che tutti abbiano la visibilità su tutto, ma che le persone chiave abbiano accesso ai dati opportuni.
Questo obiettivo è raggiunto tramite due fondamentali strumenti messi a disposizioni dai sistemi di BI (negli esempi qui sotto, Power BI).
App e gruppi di sicurezza
La pubblicazione in App di BI (ad esempio in Power BI Service) permette il raggruppamento organico di tutti i report in un’unica interfaccia e la gestione dei permessi attraverso gruppi di sicurezza, una funzione che potremmo definire ufficiosamente App Level Security (APS).
Questa modalità è utile per diffondere report a intere funzioni aziendali (es. direzione, amministrazione, produzione, risorse umane, ecc.), mantenendo il controllo centralizzato sulle autorizzazioni.
I commerciali vedranno solo il report delle vendite, le risorse umane vedranno solo il report HR, la direzione vedrà a propria discrezione tutti i report pubblicati.
Nell’esempio vediamo il menù dell’app come visto dalla direzione (sinistra) e dal responsabile qualità (destra).
Sicurezza a livello di riga (RLS)
Con la Row Level Security (RLS) è possibile applicare regole che limitano la visibilità dei dati in base al profilo dell’utente.
- un direttore commerciale può vedere i dati aggregati di tutta l’azienda.
- un responsabile di filiale vedrà solo i dati relativi alla propria sede.
- un agente di vendita potrà accedere esclusivamente alle informazioni sui propri clienti.
In questo modo, un unico report può servire più destinatari senza duplicazioni e con la certezza che ciascuno abbia accesso solo a ciò che gli compete.
Nell’esempio vediamo il menù dell’app come visto dal responsabile HR (sopra) e dal responsabile di area (sotto).
Conclusione
La distribuzione dei report di Business Intelligence è un passaggio cruciale: un sistema ben progettato non solo analizza i dati, ma li trasmette in maniera mirata, sicura e accessibile.
Lo Studio è a disposizione per approfondimenti e valutazioni.